Politique de Confidentialité de oomnis Limited

Dernière mise à jour : 12 août 2025

Chez oomnis Limited, nous prenons votre vie privée très au sérieux. Nous respectons vos droits et comprenons l'importance de protéger vos données personnelles ou informations personnellement identifiables (PII).

Nous avons analysé comment et quand nous collectons vos PII. Avec cette politique, nous souhaitons partager avec vous nos politiques et processus concernant la collecte, la gestion et la suppression de vos PII.

Premièrement, nous expliquerons quelles PII nous pouvons collecter à votre sujet et comment nous les collectons. Ensuite, nous présenterons comment nous utilisons ou traitons vos PII et, le cas échéant, quelle est notre base légale pour le faire.

Nous expliquons également comment vous pouvez faire des demandes concernant vos PII, retirer votre consentement et demander la suppression de vos PII.

Dans la deuxième partie, nous expliquerons comment nous traitons les données de service que nous traitons en votre nom.

Enfin, nous avons quelques points importants à aborder concernant les PII des enfants, la localisation géographique des données, les obligations légales et les politiques de conservation des données.

Collecte et traitement de vos informations

Informations que nous collectons

Nous ne collectons des informations que pour une finalité légitime.

Nous aurons des informations vous concernant uniquement si

• Vous nous avez fourni ces informations vous-même OU
• Ce sont des informations que nous recevons et traitons en votre nom OU
• Nous avons collecté ces informations automatiquement OU
• Nous avons reçu ces informations d'un tiers

Informations que vous nous fournissez

a) Vous nous fournissez vos informations directement, en ligne ou physiquement. Lorsque vous contactez oomnis pour recevoir des informations sur oomnis, nos produits ou services, nous collectons votre nom, numéro de contact, adresse e-mail, nom de l'entreprise et pays, et autres informations personnellement identifiables (PII) pertinentes afin de vous fournir une réponse significative. b) Vous vous êtes inscrit à un événement Nous collecterons votre nom, numéro de contact, e-mail, nom de l'entreprise et autres PII pertinentes afin de vous envoyer des informations relatives à l'événement et de vous permettre d'accéder aux informations pertinentes de l'événement en ligne ou hors ligne. c) Traitement des paiements Lorsque vous achetez quelque chose chez nous, nous vous demandons de fournir votre nom, vos coordonnées afin de créer la documentation transactionnelle pertinente. Si vous choisissez d'acheter par carte de crédit, nous vous fournirons un lien vers notre processeur de paiement Stripe (dont la politique de confidentialité est affichée ici : https://stripe.com/en-hk/privacy)

d) Informations personnelles que vous avez fournies sur nos services en ligne (flexEZ, Media4Display digital signage, autres services) Afin que vous puissiez utiliser certains de nos services en ligne, les systèmes peuvent nécessiter une adresse e-mail valide, votre nom (et un ensemble limité d'autres PII) afin de vous identifier et de vous authentifier, ainsi que de vous envoyer les avis et notifications pertinents concernant le fonctionnement du système. Vous pouvez utiliser des alias uniques ou des e-mails à usage unique, mais en faisant ainsi, vous pourriez ne pas pouvoir utiliser toutes les fonctionnalités des systèmes.

e) Informations détaillées d'emploi du temps pour les services de gestion de réservation d'espace de travail FlexO Si vous utilisez notre produit flexEZ en tant que service cloud, vous pouvez nous fournir des informations détaillées sur votre emploi du temps quotidien, les réunions, les titres des réunions, l'ordre du jour et la description des réunions, le lieu de la réunion, les noms et e-mails des participants.

Ces PII seront utilisées en votre nom pour vous fournir les services de gestion de réservation de ressources FlexO pertinents, ainsi que pour fournir des informations anonymes ou dénominatives sur l'utilisation des ressources telles que tabulées par le système FlexO.

f) Interaction avec oomnis Nous pouvons enregistrer, analyser et utiliser vos interactions avec nous, y compris les e-mails, téléphones, réseaux sociaux, conversations en chat avec notre personnel commercial et de support client afin d'améliorer nos interactions avec vous et d'autres clients.

g) Vos images ou vidéos pendant les réunions web Si vous participez à une réunion web ou un webinar avec nous et activez votre webcaméra, nous pouvons collecter vos images, images animées ou votre ressemblance si la session est enregistrée.

Bien que nous n'enregistrions pas systématiquement ces sessions, nous pouvons le faire afin de vous fournir une copie de cette session ultérieurement ou pour analyser a posteriori afin d'améliorer nos services.

Informations que nous recevons et traitons en votre nom

a) Accès autorisé personnellement aux données d'autres services en ligne : Si vous avez activé la capacité d'intégration de données entre nos services et les services de tiers (y compris, mais sans s'y limiter, Microsoft 365, Google Workspace, Google Calendar, Outlook, Youtube, Instagram, Facebook) qui peuvent contenir ou nous fournir certaines de vos PII, nous pouvons collecter les PII strictement pertinentes pour l'utilisation du produit ou des services.

b) Synchronisation de calendrier : En particulier, si vous avez activé la synchronisation des données de réservation entre notre service en ligne et d'autres services de gestion de calendrier, nous recevrons de ces services des informations personnelles pertinentes pour répliquer ces données dans notre service, y compris les titres, ordres du jour et lieux des réunions, ainsi que les informations personnelles des autres participants telles que les noms, e-mails, noms d'entreprise et numéros de téléphone.

c) Synchronisation de calendrier professionnel : Si votre employeur ou votre fournisseur de système a activé en votre nom la synchronisation des données de réservation entre notre service en ligne et d'autres services de gestion de calendrier gérés par votre employeur ou fournisseur de système, nous recevrons de ces services des informations personnelles pertinentes pour répliquer ces données dans notre service, y compris les titres, ordres du jour et lieux des réunions, ainsi que les informations personnelles des autres participants telles que les noms, e-mails, noms d'entreprise et numéros de téléphone.

Informations que nous collectons automatiquement

a) Informations des navigateurs, appareils et serveurs : lorsque vous visitez nos sites web ou utilisez nos services en ligne, nous collectons des informations que les navigateurs web, les appareils mobiles et les serveurs rendent disponibles, telles que l'adresse IP, le type de navigateur, les préférences linguistiques, le système d'exploitation, le fabricant de l'appareil, les informations réseau, le fuseau horaire, etc. Ces données sont collectées dans nos journaux (logs) qui nous permettent de mieux comprendre et segmenter nos visiteurs et utilisateurs. b) Informations des cookies et technologies de suivi de première et tierce partie : Nous utilisons des cookies temporaires et permanents pour identifier les utilisateurs de nos services et améliorer l'expérience utilisateur. Nous utilisons également des cookies, balises (beacons), tags, scripts et autres technologies similaires pour identifier les visiteurs, suivre la navigation sur le site web, recueillir des informations démographiques sur les visiteurs et les utilisateurs, comprendre l'efficacité des campagnes e-mail et pour un engagement ciblé des visiteurs et utilisateurs en suivant vos activités sur nos sites web. Nous utilisons pour cela les cookies de Zoho Analytics, Zoho SalesIQ ainsi que de Google Analytics. (https://www.zoho.com/privacy.html, https://policies.google.com/privacy?hl=fr)

Informations que nous recevons par l'intermédiaire d'un tiers

a) Informations reçues de votre employeur ou fournisseur de service Afin que vous puissiez vous authentifier et utiliser nos services en ligne ou pour d'autres besoins commerciaux légitimes, votre employeur (ou fournisseur de service) nous aura fourni des PII telles que votre nom, nom de l'entreprise, adresse e-mail et autres informations pertinentes. b) Informations reçues de fournisseurs de données marketing Dans le but légitime d'établir un premier contact marketing avec des clients potentiels, nous pouvons recevoir des listes de contacts triées sur le volet incluant vos PPI, y compris nom, adresse, nom de l'entreprise, titre. c) Informations reçues de bases de données de CV et de fournisseurs de services de personnel ou d'autres fournisseurs légitimes d'informations de contact Dans le but légitime d'embaucher de nouveaux employés, nous pouvons recevoir des listes de contacts triées sur le volet incluant vos PII, y compris nom, adresse, nom de l'entreprise, titre.

d) Informations personnelles contenues dans les métadonnées de communications électroniques professionnelles reçues d'un tiers Nous pouvons recevoir vos PII (y compris, mais sans s'y limiter, l'adresse e-mail et le nom) dans le cadre de communications électroniques (y compris, mais sans s'y limiter, e-mails, chat multipartite, etc.) au sein des métadonnées ou des en-têtes des messages de communication multipartite.

Finalité de l'utilisation des informations

Nous pouvons avoir une ou plusieurs finalités pour utiliser et traiter vos PII :

• Pour communiquer avec vous (par exemple par e-mail, téléphone, réseaux sociaux, etc.) à des fins de marketing, de support ou de développement commercial, au sujet de notre entreprise ou de la vôtre, des produits et services, des produits que nous vous avons fournis, des services pour lesquels vous vous êtes inscrit, des modifications des accords que vous avez conclus ou des modifications de politiques telles que cette politique de confidentialité.
• Pour vous informer, par le biais de campagnes de marketing en ligne ou hors ligne, des nouveaux produits et services que oomnis développe ou distribue pour le compte d'autres entreprises, des promotions, événements et offres à venir, ainsi que d'autres informations qui pourraient vous intéresser.
• Pour analyser l'impact de telles campagnes marketing
• Pour vous demander de participer à des enquêtes ou de donner votre avis sur nos produits ou services et pour analyser les résultats de ces enquêtes ou retours d'information
• Pour configurer ou maintenir les informations de compte dans nos services en ligne ou pour fournir des fonctionnalités spécifiques nécessitant l'utilisation de vos informations personnelles, telles que la connexion à d'autres services tiers en votre nom
• Pour mieux comprendre comment nos utilisateurs utilisent nos produits et services, pour surveiller et prévenir les problèmes
• Pour améliorer nos produits et services
• Pour fournir un support client ainsi que pour améliorer les produits et services concernés par les conversations de support client
• Pour compléter nos dossiers commerciaux, prendre des décisions d'embauche, identifier de nouveaux clients et fournir des produits et services qui pourraient vous intéresser
• Pour analyser les tendances sur nos ressources en ligne (y compris nos services en ligne) afin d'améliorer la navigation, la présentation de l'information pour offrir une meilleure expérience
• Pour fournir des informations analytiques détaillées dans nos produits et services, soit en votre nom, soit au nom de votre employeur ou client si vous êtes indépendant
• pour protéger ou défendre les droits, la sécurité ou les biens de oomnis.

Base légale de la collecte

Si vous êtes un particulier de l'EEE (Espace Économique Européen), notre base légale pour la collecte d'informations peut dépendre du contexte dans lequel nous avons collecté les données.

Nous pouvons avoir collecté les données sur la base d'une nécessité contractuelle ou légale, sur la base d'un ou plusieurs intérêts légitimes de oomnis (y compris, mais sans s'y limiter, la gestion et le traitement des informations des clients et des employés uniquement pour nos propres besoins commerciaux et de gestion d'entreprise) non surpassés par des besoins de protection des données, ou sur la base d'une autorisation légitime fournie par votre employeur (ou votre client/fournisseur de système si vous êtes indépendant) en votre nom, ou de votre consentement direct.

Retrait du consentement

• Si notre base légale pour collecter et traiter vos données est le consentement, vous pouvez contacter notre responsable des données à tout moment pour retirer ce consentement (privacy@oomnis.com)
• Si notre base légale pour collecter et traiter vos données était une autorisation légitime de traiter ces données par votre employeur (ou votre client si vous êtes indépendant), vous pouvez demander le retrait de votre consentement et, par conséquent, les services en ligne qui vous sont fournis pourraient ne plus être accessibles ou fonctionnels.

Nous pouvons contacter l'organisation qui nous a initialement fourni l'autorisation légitime d'agir en tant que processeur de données pour vos données afin de déterminer comment gérer vos données à l'avenir ; vous devrez peut-être également retirer votre consentement auprès de cette autre partie.

Votre choix concernant l'utilisation des informations

Vous avez des options concernant la manière dont vos informations peuvent être utilisées :

• Vous pouvez vous désabonner de la réception de newsletters et d'autres messages non essentiels en utilisant la fonction "se désabonner" (unsubscribe) lorsqu'elle est présente dans un tel message ou en contactant notre Responsable de la Protection des Données (Data Controller) à privacy@oomnis.com
• Vous pouvez désactiver les cookies lors de la visite de nos sites web ou de l'une de nos autres applications web. Cependant, en faisant cela, vous pourriez être incapable d'utiliser certaines de ses fonctions.

Informations facultatives

Vous pouvez choisir de ne fournir aucune information personnelle non obligatoire dans tout formulaire sur notre site web.

Partage de vos PII

Nous ne vendons ni n'offrons d'informations personnelles à un tiers. Nous ne partageons vos informations que de la manière décrite dans cette politique et uniquement avec des tiers qui ont adopté des mesures de confidentialité et de sécurité appropriées. Employés et sous-traitants : les employés, administrateurs et sous-traitants indépendants de oomnis Limited n'ont accès à vos informations que sur la base du besoin d'en connaître.

Prestataires de services tiers et Sous-traitants de données :

Nous pouvons soumettre vos PII à des services ou stocker ces PII auprès de prestataires de services tiers qui fournissent des services commerciaux essentiels à oomnis, y compris, mais sans s'y limiter, notre système de gestion de la relation client (CRM), notre système ERP, notre système d'hébergement web, notre système d'automatisation marketing, nos fournisseurs d'hébergement de machines virtuelles, nos fournisseurs de gestion de fichiers d'entreprise, etc., et uniquement à des fins de traitement légitimes. Nous ne fournissons ou ne stockons vos données qu'auprès de tels tiers pour lesquels nous avons vérifié qu'ils avaient établi des règles claires de traitement des données PII ainsi qu'un engagement fort en matière de sécurité de l'information.

Sous-traitants de données actuels

• Google Inc. : Analytics
• Microsoft Inc. : Azure VMs et Microsoft 365
• Zoho Inc. : Zoho One (CRM, ERP, automatisation marketing, etc.)

Informations que nous traitons en votre nom

Vous pouvez nous confier des informations que vous (ou votre organisation) contrôlez en les soumettant à nos services en ligne. Cela peut inclure des informations concernant vos clients ou employés, ou des données que vous détenez pour le compte d'une autre personne ou organisation dans un but spécifique, comme un client à qui vous fournissez des services. Les données peuvent être soit stockées sur nos serveurs ou services lorsque vous utilisez nos services, soit transférées ou partagées avec nous dans le cadre d'une demande de support technique ou d'autres services.

Toutes les données que vous confiez à oomnis sont VOS "données de service".

Vous êtes propriétaire de vos données de service. Nous vous offrons un contrôle total sur vos données de service en vous permettant d'accéder, de modifier et de partager vos données de service avec des tiers via des intégrations tierces prises en charge, ainsi que de demander l'exportation ou la suppression de ces données de service.

Comment utilisons-nous vos données de service ?

Nous n'utilisons vos données de service qu'à votre demande pour fournir les services que vous nous payez pour fournir en votre nom ou au nom de votre client.

Avec qui partageons-nous vos données de service ?

Bien que nous ne partagions pas vos données avec des tiers, vos PII peuvent être soumises à des sous-traitants de données légitimes afin de fournir nos produits et services et être accessibles par notre personnel dans le but de vous fournir ces services : Vos données de service peuvent être partagées avec nos sous-traitants tiers (y compris Azure et Zoho) afin de fournir les services réels ainsi que pour fournir un support technique ou commercial pour nos produits. Nos employés et sous-traitants indépendants peuvent avoir accès à vos données de service pour identifier, analyser et résoudre les problèmes ou erreurs survenant lors de l'utilisation de nos services en ligne.

Conditions générales

Informations personnelles des enfants

Nos produits et services ne visent pas les enfants et nous ne collecterons pas sciemment d'informations sur des personnes de moins de 16 ans. Si vous savez que de telles informations ont été collectées par nous, veuillez nous contacter à privacy@oomnis.com et nous prendrons les mesures appropriées pour supprimer ces informations.

Localisation géographique de vos données

Lorsque nous fournissons nous-mêmes les services techniques (hébergement, sauvegarde, etc.) afin de livrer l'un de nos services en ligne, nous pouvons vous indiquer l'emplacement exact où vos données seront situées (par exemple, nous conservons les données des clients de l'UE dans l'UE et les données des clients australiens en Australie). Nous nous efforçons de conserver vos données dans une juridiction proche de vous lorsque cela est légalement, techniquement et économiquement possible. Pour les données hébergées et traitées sur des systèmes tiers, nous nous appuyons sur les engagements de politique de confidentialité fournis par cette partie.

Produits et services tiers

Nous livrons certains de nos produits ou services en tant que distributeur de ces tiers. Bien que nous nous efforcions de nous associer aux meilleurs vendeurs, vous voudrez peut-être vérifier la politique de confidentialité de ces vendeurs directement, en particulier dans les cas où vous les contactez directement.

Forums publics

Nous pouvons fournir des installations de discussion et de commentaires publics sur notre site web, nos canaux de réseaux sociaux ou dans nos produits et services. Cette politique de confidentialité ne s'applique pas aux installations publiques accessibles par n'importe qui sur Internet. Veuillez ne pas soumettre d'informations personnelles à ces forums publics à moins que vous ne compreniez et n'acceptiez que ces informations puissent être largement distribuées au-delà de notre contrôle.

Obligations légales

Dans la mesure la plus large permise par la législation applicable, nous pouvons conserver ou divulguer vos PII et toute donnée de service si nous croyons de bonne foi être tenus de le faire afin :

• de protéger ou défendre les droits, la sécurité ou les biens de oomnis Limited, des parties liées ou de tout tiers, ou
• de se conformer à la législation exigeant la capture ou la conservation de données, ou
• de se conformer à des assignations à comparaître (subpoenas) légales et à des ordonnances légales de conservation de preuves

Nous aurons la discrétion exclusive pour décider de contester une telle divulgation d'informations.

Nous pourrions également ne pas être en mesure de vous informer qu'une telle activité d'exécution a été initiée sur vous ou vos données de service.

Transfert d'entreprise

En cas de transfert de la majorité des actions de oomnis Limited, et chaque fois que possible, nous prendrons contact avec vous pour vous informer d'un tel changement et vous donner l'opportunité de demander la suppression de toute PII que nous pourrions avoir vous concernant.

Notification des changements

Bien que nous puissions mettre à jour cette politique sans vous en informer, Si une mise à jour de cette politique de confidentialité affecte matériellement vos droits et recours, nous essaierons de vous contacter pour vous donner l'opportunité d'examiner les PII collectées en votre nom et de décider si vous préférez nous demander de supprimer ces PII.

Conservation des données

Nous ne conserverons vos données que si nous avons reçu votre approbation pour le faire, ou si nous avons une base légale spécifique pour le faire. Nous supprimerons vos PII si vous en faites la demande, à moins que nous ayons une obligation légale ou une base impérative de conserver ces données. Nous conserverons vos données de service tant que nous serons dans une relation commerciale active.

Après la fin d'une relation contractuelle, nous pouvons supprimer les données de service immédiatement à votre demande. Même après suppression, des fragments de données inactives peuvent être conservés dans des sauvegardes de données automatisées et ces sauvegardes seront conservées pendant une période maximale de 2 ans. À l'exception des données conservées dans les sauvegardes, toute donnée de service conservée au-delà de la résiliation est généralement supprimée lors des processus de maintenance et d'optimisation de routine de la base de données (généralement une fois par an).